Postalischer Dokumentenversand direkt aus SAP: Automatisch übergeben, zuverlässig zugestellt – live im System

Ohne interne Poststelle, ohne manuelle Schritte, ohne Systembruch

Viele Unternehmen versenden täglich Rechnungen, Mahnungen, Verträge oder Bescheide – und der Prozess dahinter ist in der Praxis oft derselbe: Dokument aus SAP drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Oder noch schlimmer: ein Mitarbeiter exportiert PDFs, ein anderer übergibt sie manuell an einen Dienstleister. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und lässt sich kaum nachverfolgen. Besonders kritisch wird es bei Mahnungen oder rechtlich relevanten Dokumenten, bei denen der Nachweis des Versands entscheidend ist.

GOpus® ePost schließt genau diese Lücke – als SAP-natives Add-On, das den postalischen Versand Ihrer Dokumente vollständig aus SAP heraus automatisiert und direkt an die Deutsche Post übergibt.

Die Fragen, die wir in diesem Webinar live im System beantworten:

• Wie starte ich den postalischen Versand eines Dokuments direkt aus SAP – ohne Export, ohne Umweg?
• Wie stelle ich sicher, dass Rechnungen und Mahnungen zuverlässig und vollständig beim Empfänger ankommen?
• Wie behalte ich den Überblick über alle versendeten Dokumente und ihren Status?
• Wie vermeide ich, dass Versandprozesse von einzelnen Mitarbeitern oder internen Poststellen abhängen?
• Wie stelle ich den Nachweis des Versands für rechtlich relevante Dokumente sicher?

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Das nehmen Sie mit:

🔍 Klarheit über Ihren tatsächlichen Handlungsbedarf – Wir zeigen, wo manuelle Dokumentenversandprozesse in der Praxis scheitern – und warum der Schritt von SAP zur Poststelle ein unterschätzter Kostentreiber und Risikofaktor ist.

📬 Dokumentenversand direkt aus SAP – Wir zeigen live, wie ein Dokument – ob Rechnung, Mahnung oder Vertrag – direkt aus dem SAP-Beleg heraus an die Deutsche Post übergeben wird. Kein Drucken, kein Kuvertieren, kein Frankieren im eigenen Haus. Der Auslöser ist SAP, der Rest läuft automatisch.

🔄 Vollständige Prozessautomatisierung ohne Medienbruch – Hier liegt der Kern der Lösung: Wir zeigen, wie der gesamte Versandprozess innerhalb von SAP bleibt – von der Dokumentenerzeugung über die Übergabe bis zur Statusrückmeldung. Kein Systemwechsel, kein manueller Export, keine Fehlerquelle zwischen den Systemen.

📋 Transparenz und Nachvollziehbarkeit für jeden Versandvorgang – Wir demonstrieren live, wie alle versendeten Dokumente mit Status, Zeitstempel und Empfängerinformation im SAP-System nachvollziehbar dokumentiert werden – revisionssicher und jederzeit abrufbar.

📊 Einsatz für unterschiedliche Dokumententypen und Fachbereiche – Rechnungen aus FI, Mahnungen aus dem Mahnlauf, Verträge aus SD – wir zeigen, wie GOpus® ePost für verschiedene Belegarten und Fachbereiche eingesetzt wird, ohne für jeden Anwendungsfall eine eigene Lösung zu brauchen.

💬 Fragen aus der Praxis – Echte Projektbeispiele, typische Stolperstellen bei der Einführung und ausreichend Zeit für Ihre Fragen im Q&A.

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Nach dem Webinar wissen Sie …

• wie Sie den postalischen Dokumentenversand vollständig aus SAP heraus automatisieren
• wie Sie Rechnungen, Mahnungen und Verträge ohne interne Poststelle zuverlässig zustellen
• wie Sie den Versandstatus aller Dokumente zentral in SAP überwachen
• wie Sie den Nachweis des Versands revisionssicher im System dokumentieren
• wie GOpus® ePost Ihren bestehenden SAP-Standard modifikationsfrei erweitert – für ECC und S/4HANA

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Das Webinar richtet sich an:

• Leiterinnen und Leiter der Finanzbuchhaltung und des Mahnwesens
• Vertriebs- und Kundenserviceverantwortliche
• SAP FI- und SD-Key-User
• Verantwortliche für Output-Management und Dokumentenprozesse
• IT- und Prozessverantwortliche, die manuelle Versandschritte dauerhaft eliminieren möchten

Viele Unternehmen unterschätzen, was der Weg vom SAP-Dokument bis in den Briefkasten des Empfängers tatsächlich kostet – an Zeit, an Personal und an Fehlerrisiko. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: beim nächsten nicht nachweisbaren Mahnversand, beim nächsten Personalausfall in der Poststelle oder beim nächsten Audit, der einen Versandnachweis fordert. Wer jetzt strukturiert vorgeht, eliminiert dieses Risiko dauerhaft – mit einem Prozess, der vollständig im SAP läuft.

Sichern Sie sich jetzt Ihren kostenfreien Platz und erleben Sie in 45 Minuten live, wie Ihr Dokumentenversand aus SAP wirklich funktionieren kann.

👉 Jetzt zum Webinar anmelden

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Häufige Fragen

• Muss ich mich inhaltlich vorbereiten? Nein. Das Webinar ist so aufgebaut, dass es unabhängig von Ihrem aktuellen Wissensstand verständlich ist. Ob Sie Dokumentenversandprozesse gerade erstmals strukturieren oder bereits konkrete Umsetzungsfragen haben – Sie werden verwertbare Antworten mitnehmen.
• Wir nutzen SAP ECC, noch kein S/4HANA – ist das Webinar trotzdem relevant? Ja. GOpus® ePost ist sowohl mit SAP ECC als auch mit SAP S/4HANA kompatibel – release-unabhängig und modifikationsfrei.
• Wir versenden bereits digital per E-Mail – warum ist postalischer Versand noch relevant? Nicht jedes Dokument kann oder darf digital zugestellt werden. Mahnungen, Verträge oder behördliche Bescheide erfordern häufig den postalischen Weg – und genau dieser lässt sich mit GOpus® ePost vollständig automatisieren, ohne dass E-Mail-Prozesse davon betroffen sind.
• Wird das Webinar aufgezeichnet? Ja. Alle angemeldeten Teilnehmenden erhalten im Anschluss die Aufzeichnung sowie die Präsentation als PDF – auch wenn sie nicht live dabei sein können.