Von manuellen Behördenprozessen zu automatisierten B2B- und B2G-E-Rechnungen: Wie die Westfalen AG mit GOpus und ecosio internationale Anforderungen erfüllt und den Weg zu S/4HANA ebnet
Über die Westfalen AG
Die Westfalen AG mit Hauptsitz in Münster ist ein international tätiges Energie- und Industriegasunternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen. Das Portfolio umfasst Industriegase, Energieversorgung, ein eigenes Tankstellennetz im Mobility-Sektor sowie medizinische Versorgungslösungen im Bereich Respiratorische Heimtherapie, etwa medizinischen Sauerstoff. Neben dem deutschen Markt betreibt Westfalen verschiedene Tochtergesellschaften in Österreich, der Schweiz, Belgien und den Niederlanden. Das Unternehmen setzt auf moderne, effiziente Prozesse und treibt unter anderem die digitale Transformation seiner SAP-Systemlandschaft voran.
Projektumfang
- Umsetzung einer zuverlässigen, skalierbaren und zukunftssicheren Lösung zur Erfüllung nationaler und internationaler E-Rechnungspflichten
- Implementierung und Integration der E-Rechnungsprozesse innerhalb von SAP durch GOpus
- Bereitstellung einer sicheren, validierten und gesetzeskonformen Peppol-Anbindung durch ecosio, inklusive Validierung und Übertragung
- Aufbau eines zentralen, automatisierten End-to-End-Prozesses direkt im SAP-System
Wichtigste Projektergebnisse im Überblick
- Vollständig automatisierter Versand strukturierter E-Rechnungen in mehreren Ländern
- Zentrale Steuerung und Überwachung aller E-Rechnungsprozesse innerhalb des SAP-Systems von Westfalen AG
- Mehr Transparenz durch integriertes Monitoring und nachvollziehbare Statusrückmeldungen
- Zukunftssichere, skalierbare Lösung, die weitere Länder und Anforderungen problemlos unterstützt
Warum sich Westfalen für GOpus entschied und wie die gemeinsame Partnerschaft aufgebaut ist
Westfalen suchte für das interne SAP System nach einer Lösung, um die E-Rechnungsverarbeitung effizient, gesetzeskonform und international skalierbar umzusetzen. Ziel war es, sowohl eingehende als auch ausgehende E-Rechnungen zentral zu steuern und die wachsenden regulatorischen Anforderungen in mehreren Ländern zuverlässig abzudecken. Westfalen entschied sich für GOpus® einvoice, da die Lösung eine tiefe SAP-Integration mit hoher Prozesssicherheit, geringem Integrationsaufwand und einem fertigen Template verbindet und gleichzeitig die Grundlage für internationale Erweiterungen schafft. Die Umsetzung erfolgte in enger Abstimmung zwischen Westfalen und GOpus und wurde von Beginn an auf langfristige Stabilität und Zukunftssicherheit ausgelegt.
Ausschlaggebende Gründe für GOpus:
- Nahtlose Integration von GOpus® einvoice in die bestehenden Fakturierprozesse der SAP-Systemlandschaft zur durchgängigen Automatisierung der E-Rechnungsprozesse mit wenig Schulungsaufwand
- Rechtskonforme Verarbeitung von E-Rechnungen und Compliance-Anforderungen gemäß nationaler und internationaler Vorgaben gemeinsam mit ecosio
- Zentrale Steuerung/Monitoring und Transparenz über alle Organisationen und Sendemedien hinweg
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit für zukünftige Länderanforderungen und Prozessanpassungen
- Enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit während Implementierung und Rollout, mit klaren Ansprechpartnern und kurzen Abstimmungswegen
Ausgangssituation
Westfalen AG versandte Rechnungen bislang über unterschiedliche Kanäle wie Post, E-Mail, PDF und EDI. Diese heterogene Systemlandschaft führte zu einem hohen manuellen Aufwand, eingeschränkter Transparenz und erhöhtem Fehlerrisiko – insbesondere im internationalen Kontext. Mit der Einführung der B2G-E-Rechnungspflicht in Deutschland sowie zunehmenden regulatorischen Vorgaben in Österreich, Belgien und den Niederlanden stieg der Druck auf das interne SAP-Team, die Prozesse zu harmonisieren und zukunftssicher aufzustellen.
Besonders herausfordernd war:
- Betrieb auf SAP ECC, während parallel der Übergang auf S/4HANA vorbereitet wurde
- Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen in Deutschland, Österreich, Belgien und den Niederlanden
- Mangelnde End-to-End-Transparenz über Versandstatus und Fehler
- Hoher manueller Aufwand, z. B. durch das bisher notwendige Hochladen von E-Rechnungen in nationale Behördenportale
- Unterschiedliche Übertragungskanäle und Formate, die ohne zentrale Steuerung schwer skalierbar waren
- Notwendigkeit, verschiedene Rechnungstypen und Prozesse über kundeneigene SAP-Erweiterungen abzubilden
Projektstart, vollständig remote durchgeführt
Erste produktive Weiterleitung über ecosio
Go-Live für Deutschland und die Niederlande
Anbindung von Österreich — Implementierung in nur etwa einer Woche
Anschließend: Erweiterung auf Belgien
Zusammenfassung & Kunden-Highlights
Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungslösung bei der Westfalen AG basiert auf einer klaren Aufgabenverteilung und der eng abgestimmten Zusammenarbeit zwischen Westfalen, GOpus und ecosio. Dadurch konnte in kurzer Zeit eine stabile, leistungsfähige und international skalierbare Lösung etabliert werden, die sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integriert. Markus Liesche, IT-Prozessmanager SAP Vertrieb und Logistik bei der Westfalen AG, hebt insbesondere die hohe Praxistauglichkeit der Lösung hervor.
Die strukturierte Erstellung und der automatisierte Versand von E-Rechnungen erfolgen direkt aus SAP. Die Lösung ist flexibel konzipiert und lässt sich an unternehmensspezifische Prozesse anpassen, ohne zusätzliche Komplexität in den Fachbereichen zu erzeugen.
„Ich arbeite sehr intensiv mit der Lösung und sie ist sehr benutzerfreundlich. Das Tool ist flexibel und lässt sich an unsere kundeneigenen Prozesse anpassen.“
Für die sichere und regelkonforme Übermittlung übernimmt ecosio die Validierung, das Routing sowie die Übertragung länderspezifischer Formate wie UBL oder XRechnung über das Peppol-Netzwerk. Dadurch wird eine hohe Datenqualität sichergestellt und die Zahl abgelehnter Rechnungen deutlich reduziert.
„Die Lösung ist sehr transparent und nur in den wenigsten Fällen wird eine Rechnung abgelehnt.“
Ein weiterer zentraler Mehrwert ist der E-Invoice Monitor in SAP. Alle Statusinformationen – von der erfolgreichen Zustellung bis hin zu Validierungsfehlern – sind dort zentral verfügbar. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick und eine effiziente Fehleranalyse direkt im System.
„Für mich ist das ein klarer Effizienzvorteil. Ich sehe auf einen Blick den Versandstatus meiner E-Rechnungen und werde im Fehlerfall sofort aufmerksam. Mit dem E-Invoice Monitor habe ich sehr schnell einen Überblick, kann filtern, abspringen und direkt Troubleshooting betreiben.“
Darüber hinaus konnte der manuelle Aufwand signifikant reduziert werden. Frühere, länderspezifische Prozesse wie das Hochladen von Rechnungen in Behördenportale entfallen vollständig, was die operativen Teams deutlich entlastet.
„Dass wir nichts mehr manuell hochladen müssen, bedeutet eine enorme Zeitersparnis.“
Auch bei der internationalen Skalierung zeigt sich die Stärke der Lösung. Neue Länder lassen sich dank klarer Strukturen und eingespielter Zusammenarbeit in sehr kurzer Zeit anbinden.
„Die E-Rechnung für Österreich wurde in nur rund einer Woche implementiert. Das ist ein klares Beispiel für die Geschwindigkeit, mit der weitere Länder angebunden werden können.”
Mit Blick auf die Zukunft ist die Architektur bereits auf den geplanten Umstieg auf SAP S/4HANA ausgerichtet. Westfalen hat sich daher entschieden, die Lösung langfristig weiter einzusetzen.
„Wir werden die Lösung auch unter S/4HANA weiterverwenden. Die Entscheidung dafür ist bereits gefallen.“
Insgesamt schafft die Partnerschaft zwischen GOpus und ecosio für Westfalen eine belastbare Grundlage, um auch zukünftige regulatorische Anforderungen und internationale Vorgaben effizient, sicher und skalierbar umzusetzen.
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