E-Rechnungspflicht 2025

Der umfassende Leitfaden: Fristen, Formate & Umsetzung in SAP

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können – ab 2027/2028 auch versenden. Dieser Leitfaden erklärt alles, was Sie wissen müssen: Fristen, Formate, Ausnahmen und die Umsetzung in SAP.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen in Deutschland, elektronische Rechnungen im strukturierten Datenformat zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde und den §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) grundlegend geändert hat.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine Rechnung im PDF-Format per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser interoperabel sein.

Für Unternehmen, die SAP als ERP-System nutzen, bedeutet dies: Die E-Rechnungsprozesse müssen direkt in SAP integriert werden – sowohl für den Rechnungseingang als auch für den Rechnungsausgang. Lösungen wie GOpus® eInvoice ermöglichen genau diese nahtlose Integration.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich (Business-to-Business) tätig sind:

  • Alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche
  • Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) ebenso wie Personengesellschaften und Einzelunternehmer
  • Konzerne mit SAP-Systemen genauso wie mittelständische Unternehmen
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (gemäß §33 UStDV)
  • Fahrausweise (gemäß §34 UStDV)
  • Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG
  • B2C-Rechnungen – Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen

Wichtig: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.

Zeitplan und Übergangsfristen

Der Gesetzgeber hat einen gestuften Zeitplan mit Übergangsfristen vorgesehen:

Ab 1. Januar 2025
Empfangspflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31. Dezember 2026
Übergangsfrist
Papier & PDF beim Versand noch erlaubt.
Ab 1. Januar 2027
Versandpflicht >800k €
Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028
Versandpflicht für alle
Alle B2B-Unternehmen, ohne Ausnahme.

Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?

Nicht jedes elektronische Dokument gilt als E-Rechnung. Der Gesetzgeber fordert ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931:

XRechnung

Deutscher Standard, reines XML-Format nach EN 16931. Pflicht für B2G seit 2020, jetzt auch B2B-Standard. Ideal für vollautomatische Verarbeitung.

ZUGFeRD 2.x

Hybridformat: PDF + eingebettetes XML. Profile COMFORT, EXTENDED und XRECHNUNG sind EN-16931-konform. Profil MINIMUM reicht nicht aus.

Factur-X

Deutsch-französisches Pendant zu ZUGFeRD, technisch identisch. Besonders relevant für grenzüberschreitende Rechnungen DE/FR.

Peppol BIS Billing 3.0

Europäisches Netzwerk für E-Dokumente. Basiert auf EN 16931, ideal für internationalen Rechnungsaustausch und Behörden-Anbindung.

Das gilt NICHT als E-Rechnung: PDF-Rechnungen per E-Mail • Eingescannte Papierrechnungen • Word- oder Excel-Dateien • Bilddateien (JPG, PNG) • ZUGFeRD im Profil MINIMUM

Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

Die Umstellung auf E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern auch Prozesse, Organisation und Compliance:

  1. Empfangsfähigkeit sicherstellen – Können Sie XRechnung und ZUGFeRD-Dateien empfangen und verarbeiten? Seit 01.01.2025 Pflicht.
  2. Bestandsaufnahme der Rechnungsprozesse – Wie werden Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und archiviert? Wo gibt es Medienbrüche?
  3. ERP-System prüfen – Unterstützt Ihr SAP-System die Formate? Ist ein Add-on wie GOpus® eInvoice erforderlich?
  4. Format festlegen – XRechnung für maschinelle Verarbeitung oder ZUGFeRD für visuelle + maschinelle Darstellung?
  5. Geschäftspartner informieren – Künftige Formate und Übertragungswege mit Kunden und Lieferanten abstimmen.
  6. Archivierung anpassen – GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung sicherstellen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht).
  7. Validierung einrichten – Mit einem E-Invoice Validator Normkonformität prüfen.
  8. Testphase durchführen – Gesamten Prozess mit ausgewählten Geschäftspartnern testen.
  9. Mitarbeiter schulen – Finanzbuchhaltung, Einkauf und IT mit neuen Prozessen vertraut machen.
  10. Fristen im Blick behalten – Ausreichend Vorlauf für die Umstellung einplanen.

E-Rechnungspflicht in SAP umsetzen

Für Unternehmen mit SAP ERP oder SAP S/4HANA ist die direkte Integration in die bestehenden SAP-Prozesse der effizienteste Weg. Eine Insellösung außerhalb von SAP erzeugt Medienbrüche und zusätzlichen manuellen Aufwand.

GOpus® eInvoice – SAP-zertifiziert

✓ Rechnungsausgang: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X & Peppol direkt aus SAP (SD, FI, MM, RE/FX)
✓ Rechnungseingang: Automatische Verarbeitung mit Zuordnung zu Bestellungen und Lieferanten
✓ Alle Formate: EN-16931-konform plus internationale Formate
✓ Validierung: Integrierter Validator prüft jede Rechnung vor dem Versand
✓ Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten
✓ Implementierung: 2 bis 6 Wochen, ohne Eingriff in den SAP-Standard

Erfolgsgeschichte: Westfalen AG

Die Westfalen AG hat mit GOpus® eInvoice den gesamten E-Rechnungsprozess in SAP integriert – vom Rechnungseingang über die automatische Verarbeitung bis zum Versand in allen relevanten Formaten. Das Ergebnis: vollständige Compliance mit der E-Rechnungspflicht und eine deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands in der Buchhaltung.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Was ist die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?
Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Umsätze in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 schrittweise verpflichtend. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz und ab 2028 für alle.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht einhalte?
Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn eingehende Rechnungen nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Bei Betriebsprüfungen drohen Beanstandungen. Ab 2027/2028 können Rechnungen ohne korrektes E-Rechnungsformat als nicht ordnungsgemäß gelten. Im schlimmsten Fall drohen Zuschätzungen und Bußgelder.
Welche Übergangsfristen gelten?
Seit dem 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle. Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden. Ab 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028: Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen.
Wie setze ich die E-Rechnungspflicht in SAP um?
Mit GOpus® eInvoice lässt sich die E-Rechnungspflicht direkt in SAP ERP und S/4HANA umsetzen. Die Lösung integriert Erstellung, Versand und Empfang in den SAP-Standardprozess. Unterstützt werden XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol. Implementierung: 2 bis 6 Wochen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format – maschinenlesbar, aber ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD 2.x kombiniert eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Beide basieren auf EN 16931 und sind gleichermaßen zulässig. Mehr dazu im eInvoicing A-Z Glossar.
Wie lange dauert die Einführung?
Bei GOpus® eInvoice dauert die Implementierung 2 bis 6 Wochen – abhängig von der Komplexität Ihrer SAP-Landschaft. Ein Proof-of-Concept kann bereits in wenigen Tagen aufgesetzt werden.
Muss ich E-Rechnungen archivieren?
Ja. E-Rechnungen unterliegen den GoBD und müssen im Originalformat revisionssicher archiviert werden – 10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Ein Ausdruck oder eine Konvertierung reicht nicht aus.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch international?
Die deutsche Pflicht betrifft zunächst inländische B2B-Umsätze. Allerdings führen immer mehr Länder eigene Pflichten ein. Übersicht: E-Invoicing Vorschriften nach Ländern. GOpus® eInvoice unterstützt auch internationale Formate.
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